AGV privacybeleid Praktijk Boom 2023

Praktijk Steenwijk:
Stationstraat 8
8331 GM
Tel: 06-835 41 842
E-mail: info@praktijkboom.nl

Privacybescherming is een continu proces, daarom werken wij dit regelmatig bij.
Erik Boom en Grëanne Boom-Winters zijn op de hoogte van de nieuwe privacy regels die vanaf 25 mei 2018 zijn gaan gelden.

.
Verantwoordingsplicht:
De categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt in de praktijk zijn:
NAW ( naam adres woonplaats) gegevens, email, telnr en geb. datum, informatie die u zelf verstrekt over uw gezondheid en eventuele medicatie gebruik en de reden van komst naar de praktijk. Kinderen t/m 16 jaar alléén met instemming van ouders of verzorgers.

Het doel en de grondslag van de gegevensverwerking : het doel is d.m.v. de persoongegevens contact te kunnen maken met cliënt om een afspraak te maken, verplaatsen of te informeren hoe het gaat. En te weten waarom client naar de praktijk komt. Deze naw gegevens moeten ook op de factuur staan die client kan indienen bij de zorgverzekeraar ter declaratie.

De verwerking van de N.A.W.- gegevens en het intakeformulier komen binnen via e-mail (gmail).

Deze mail is extra beveiligd via encryptie. Daarnaast gaat het beeld van pc/laptop op beveiligingsscherm als de pc/laptop niet gebruikt wordt en de ruimte verlaten of de pc/laptop gaat uit. Elk ander programma heeft ook weer een uniek eigen beveiliging. ( Intramed en Cijfemeester). Niemand anders mag en kan gebruiken maken van deze laptop/pc.

Alleen dhr A.H. Boom en mevr G. W. Boom-Winters hebben toegang tot de naw gegevens van client en de reden van bezoek aan praktijk, zoals cliënt zelf invult op intake formulier.

Gegevens worden in een sterk beveiligde administratie- en agendaprogramma Intramed opgeslagen. Intramed voldoet aan de strenge privacyeisen en onze praktijk heeft met hen een verwerkersovereenkomst. Intramed kan behandelgegevens niet inzien.
Uw factuur wordt verwerkt in het programma van Cijfermeester. Cijfermeester voldoet ook aan de nieuwe privacywet (AVG). persoonsgegevens worden ook door hen vertrouwelijk behandeld en kunnen ook niet worden ingezien. Ook met Cijfermeester hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Clienten kunnen hun eigen gegevens te allen tijde, inzien, veranderen en (laten) verwijderen en hebben het recht om vergeten te worden.

Privacy (AVG)

Alle zorgverleners en medewerkers, werkzaam voor Therapeutische Praktijk Boom, Erik Boom en Grëanne Winters hebben een geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). Persoonlijke en medische gegevens worden door ons zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld. Wij voldoen aan de nieuwe wet AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

.

Dossiervorming
Voor de volledigheid van de behandeling is het noodzakelijk dat de behandelend therapeut een dossier aanlegt. Dit is wettelijk vastgelegd en staat beschreven in de Wet op de Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).

Het dossier bevat onder meer aantekeningen over de gezondheidstoestand van de cliënt, gegevens over de uitgevoerde onderzoeken en behandelingen als ook aanvullende gegevens welke noodzakelijk zijn.

Indien de behandelend therapeut het noodzakelijk acht worden er, na expliciete toestemming van de cliënt, aanvullende gegevens opgevraagd bij andere zorgverleners zoals een huisarts, specialist of fysiotherapeut.

Gegevens welke staan vermeld in het dossier kunnen tevens worden gebruikt:

om, met expliciete toestemming van de cliënt, andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere zorgverlener
bij waarneming, tijdens afwezigheid van de behandelend therapeut
voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing
voor de financiële administratie en het opmaken van een factuur.

Wanneer wij om andere redenen gebruik willen maken van cliënt gegevens, zijn wij wettelijk verplicht hiervoor eerst expliciete toestemming van de betreffende cliënt te vragen.

.
Bewaartermijn:
Gegevens welke zijn opgenomen in het cliëntendossier blijven, zoals vastgelegd in de wet op de behandelovereenkomst, 15 jaar bewaard.

Bescherming van cliënt-gegevens
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met het cliëntendossier. Het beschermen van het cliëntendossier behoort hier ook bij. Wat binnen onze mogelijkheid en kennis ligt zullen wij gebruiken om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot persoonlijke gegevens. Indien er onverhoopt een criminele inbreuk op onze opgeslagen gegevens heeft plaatsgevonden, zijn wij wettelijk verplicht hier melding van te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Een datalek wordt onmiddellijk gemeld bij het AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Hier hebben wij een protocol voor gemaakt.

De zorgnota, Op de zorgnota, die je van ons ontvangt, staan gegevens die voor de zorgverzekeraar noodzakelijk zijn voor declaratie van de zorgnota. Wij zijn verplicht de onderstaande gegevens op de zorgnota te vermelde en vragen nooit meer informatie dan daadwerkelijk nodig is:
• cliënt naam, adres en woonplaats
• geboortedatum
• datum van de behandeling
• een korte omschrijving van de gegeven therapievorm, zoals ’consult craniosacraal therapie’
• de prestatiecode van de betreffende therapie
• de kosten van het consult.

Rechten van betrokkenen

Recht van inzage:
De client heeft het recht te weten of en welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welk doel. Hiervoor verwijzen wij naar de privacyverklaring. De client heeft recht op inzage van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt. Op verzoek moet de client daar een kopie van krijgen (papier of digitaal). Een toelichting voor welke doeleinden de gegevens worden gebruikt: zie privacyverklaring.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de client zelf is gedaan, vragen wij u een kopie van het identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Een kopie van de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Wij reageren binnen 2 weken op het verzoek.

Recht van rectificatie:

De client heeft het recht te verlangen dat onjuiste of achterhaalde persoonsgegevens worden gecorrigeerd, en onvolledige gegevens worden aangevuld. Als de client de juistheid van gegevens betwist, moet de verwerking daarvan (tijdelijk) worden beperkt. Aanvullingen en rectificaties gevcen wij door geven aan andere ontvangers van betreffende persoonsgegevens indien van toepassing.

Recht van gegevensverwijdering:
De client heeft het recht om zijn persoonsgegevens te laten wissen. Het wissen van gegevens moet zonder onredelijke vertraging en binnen drie maanden worden uitgevoerd. Als de gegevens nog nodig zijn voor het leveren van zorg of anderszins uitvoeren van de behandelovereenkomst (bijvoorbeeld declareren) hoeft niet direct te worden voldaan aan het verzoek. Als je een verzoek tot gegevensverwijdering afwijst laten wij client weten waarom dat is, dit doen wij bij voorkeur schriftelijk. Indien alleen een onderdeel uit het dossier wordt verwijderd, vermelden wij dat een deel van de gegevens op verzoek van de client is verwijderd. Andere ontvangers van de persoonsgegevens stellen wij ook op de hoogte van de gegevenswissing. Er geldt echter geen verplichting om dit bij hen af te dwingen.
Recht op vergetelheid, client heeft het recht om ‘vergeten’ te worden.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens:
De client heeft het recht op dataportibiliteit. Op verzoek moeten wij de persoonsgegevens van een client verstrekken in een vorm die het makkelijk maakt om deze gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie. Dit recht is van toepassing op een deel van de gegevens in medische dossiers: de persoonsgegevens die de client zelf actief en bewust heeft verstrekt en de gegevens die de client indirect heeft verstrekt door het gebruik van een meetinstrument, vragenlijst of die voortkomen uit observatie. Het recht op dataportibiliteit geldt dus niet voor gegevens die de client niet direct of indirect heeft aangeleverd.

.
Privacy by default en privacy by design:
Praktijk Boom ( Erik Boom en Grëanne Boom-Winters) vragen alléén die gegevens van u die echt nodig zijn. Wij letten hier nauwgezet op. En gebruiken deze alleen voor facturering, het kunnen maken van afspraken en om u op juiste wijze te kunnen behandelen in onze praktijk. Wij vragen uw toestemming hiervoor middels e-mail en/of het formulier voor akkoord dat u vóór de eerste behandeling invult en retour stuurt.
Gegevens worden in een sterk beveiligde administratie- en agendaprogramma Intramed opgeslagen. Intramed voldoet aan de strenge privacyeisen en onze praktijk heeft met hen een verwerkers-overeenkomst. Intramed kan behandelgegevens niet inzien.
Uw factuur wordt verwerkt in het programma van Cijfermeester. Cijfermeester voldoet ook aan de nieuwe privacywet (AVG). Persoonsgegevens worden ook door hen vertrouwelijk behandeld en kunnen ook niet worden ingezien. Wij hebben hiervoor een unieke inlogcode en gebruikersnaam voor die alleen bij Erik Boom en Grëanne Boom-Winters bekend is. Er kan alleen in een beveiligde site/ omgeving worden ingelogd. Ook met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst getekend.
Uw persoonsgegevens worden niet beschikbaar gesteld aan derden op welke manier dan ook zonder tussenkomst van u als betrokken persoon.

© Praktijk Boom 2023